Pierwszy Akt Zgonu sporządza i wydaje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla miejsca, w którym nastąpiła śmierć, na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza.
Zezwolenie prokuratora na pochowanie zwłok jest potrzebne w przypadkach śmierci nagłej (np. wypadek) bez obecności lekarza (w domu) lub bez możliwości ustalenia przyczyny zgonu. Prokurator sporządza oddzielne pismo lub umieszcza stosowną adnotację w karcie zgonu. Zgon należy zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego w ciągu trzech dni od śmierci. Gdy nastąpił w skutek choroby zakaźnej zgłoszenie powinno nastąpić w ciągu 24 godzin od śmierci.
Do zgłoszenia zgonu obowiązani są w kolejności:
współmałżonek osoby, która zmarła,
pozostała rodzina zmarłej osoby, na przykład dzieci, wnuki, prawnuki, rodzice, dziadkowie, brat, siostra, siostrzenica, bratanek, teściowie,
pełnomocnik jednej z powyższych osób. Dowiedz się w urzędzie, jak załatwić sprawę przez pełnomocnika,
osoby mieszkające w lokalu, w którym nastąpił zgon,
osoby, które były obecne przy zgonie lub naocznie się o nim przekonały,
administrator domu, w którym nastąpił zgon.
W sytuacji, gdy zgon nastąpił w szpitalu lub w innym zakładzie - np. hospicjum, domu pomocy społecznej - do zgłoszenia zobowiązana jest placówka, jednak najczęściej czynność ta cedowana jest na członków rodziny, więc należy sprawdzić, czy obowiązek ten został wykonany.
Do zgłoszenia śmierci i uzyskania Aktu Zgonu potrzebne są:
Karta Zgonu wystawiona przez lekarza stwierdzającego zgon,
dowód osobisty osoby zmarłej, dotyczy to też sytuacji śmierci dziecka, któremu wyrobiony został już dowód osobisty,
odpis aktu urodzenia (po śmierci dziecka, gdy nie posiada jeszcze dowodu osobistego).
Skrócony odpis Aktu Zgonu wydawany jest bezpłatnie w jednym egzemplarzu - Oddzielny wniosek jest potrzebny jedynie przy ubieganiu się o kolejne odpisy w następnych dniach, a nie w chwili sporządzania aktu.
Należy w nim podać, do czego jest nam potrzebny odpis oraz czy odbierzemy go w tym samym urzędzie, czy w innym, np. właściwym dla naszego miejsca zamieszkania. Kolejne odpisy wydawane są za opłatą - 22 zł za odpis skrócony, 33 zł za odpis zupełny.
Odpisy zupełne potrzebne są jedynie na życzenie sądu, notariusza lub innego organu czy urzędu.
Jeśli do zgonu doszło za granicą i nie został on tam zarejestrowany, można zarejestrować go w Polsce.
Uwaga! Należy sprawdzać, czy dane w karcie zgonu, akcie zgonu oraz odpisach są zgodne z prawdą.
Odpis aktu zgonu jest potrzebny m.in. do załatwienia formalności pogrzebowych oraz postępowania spadkowego. W praktyce pierwszy bezpłatny odpis pozostawia się w zakładzie pogrzebowym, celem rozliczenia zasiłku pogrzebowego w ZUS.
